Welche Verstöße meldet ein Whistleblower?
Ein Whistleblower weist auf (potenzielle) Verstöße(*) gegen geltende Gesetze und Vorschriften (und deren Durchführungsverordnungen) oder Missbräuche und (Fehl-)Praktiken hin, die in einem arbeitsbezogenen Kontext stattgefunden haben (oder höchstwahrscheinlich stattfinden werden), sowie Versuche, solche Verstöße durch eine Person in einer bestimmten Organisation zu verbergen, und kann dabei eine Reihe von Schutzmaßnahmen, die im Whistleblower-Gesetz vom 22.11.2022 vorgesehen sind, in Anspruch nehmen .
(*) Ein Verstoß ist eine unrechtmäßige Handlung oder Unterlassung, die dem Zweck der geltenden Vorschriften zuwiderläuft.
Hinweis:
Wichtig ist, dass es sich um einen (potenziellen) Verstoß mit Gefahr oder Schaden im öffentlichen Interesse handeln muss. Es handelt sich also nicht um eine Beschwerde, da diese (grundsätzlich) nur den Beschwerdeführer selbst betrifft. Wenn Sie eine Beschwerde haben, verweisen wir Sie auf unser Beschwerdeverfahren, das Sie auf unserer Website unter der Rubrik BESCHWERDEN finden können .
Um welche Gesetze und Vorschriften handelt es sich für den Pensionsfonds Metall OFP?
Wird ein Whistleblower geschützt?
Als Whistleblower haben Sie die Möglichkeit, einen (potenziellen) Verstoß vertraulich zu melden und sind vor (drohenden) Repressalien geschützt (selbst wenn sich Ihre Meldung im Nachhinein als falsch oder unbegründet herausstellt), wenn Sie:
Nicht nur der Whistleblower genießt Schutz, sondern auch die :
Hinweis:
Es besteht kein Schutz für Personen, die vorsätzlich falsche, irreführende, böswillige, unseriöse oder unwahre Meldungen machen.
Eine Meldung muss in gutem Glauben erfolgen und darf nicht auf unbegründeten Gerüchten basieren oder den Ruf des Pensionsfonds Metall OFP schädigen.
Was ist mit Repressalien gemeint?
Eine Repressalie ist jede direkte oder indirekte Handlung oder Unterlassung als Reaktion auf Ihre Meldung, die zu einer ungerechtfertigten Benachteiligung führen kann.
Unter Repressalien versteht man unter anderem jede Form von Vergeltung, Diskriminierung oder andere Formen ungerechter Behandlung oder nachteiliger Maßnahmen (z. B. Beendigung eines Mandats, negative Leistungsbeurteilung, vorzeitige Kündigung oder Aufhebung einer Dienstleistungsvereinbarung, Umsatz- und Einkommensverluste, schwarze Listen oder für die Mitarbeiter des PFM OFP, die Mitarbeiter des Trägers, die Mitarbeiter von externen Dienstleistern, die an der Verwaltung des PFM OFP beteiligt sind oder Dienstleistungen für den PFM OFP erbringen, und die Mitarbeiter von Lieferanten des PFM OFP: Entlassung, Gehaltskürzung, Wechsel der Arbeitsstelle oder der Tätigkeiten, Beendigung des Mandats oder der Dienstleistungsvereinbarung oder sonstige Disziplinarmaßnahmen).
INTERNER MELDEKANAL Pensionsfonds Metall OFP
Sie können als Whistleblower einen (potenziellen) Verstoß schriftlich an den CEO oder den Vorsitzenden des Verwaltungsrats („VR“) des PFM OFP melden. Sie fungieren als Meldungsverwalter für den Pensionsfonds Metall OFP („PFM OFP“).
Dies kann per Brief (Pensionsfonds Metall OFP, Ravenstein Galerij 4/7, 1000 Brüssel z, Hd. des CEO oder Vorsitzenden des Verwaltungsrates PFM OFP) oder
per E-Mail (whistleblowing_CEO@pfondsmet.be = CEO oder whistleblowing_Chairman@pfondsmet.be = Vorsitzender des Verwaltungsrates) geschehen.
Wenn einen (potenziellen) Verstoß lieber nicht dem CEO oder dem Vorsitzenden des Verwaltungsrats melden möchten, haben Sie auch die Möglichkeit, ihn direkt an die Compliance Officer von PFM OFP, Corinne Merla, zu melden, entweder per Brief (Younity, z. Hd. Corinne Merla, Vorstlaan 36/8, 1170 Brüssel), oder per E-Mail (corinne.merla@younity.be).
Sollte der CEO, der Vorsitzende des Verwaltungsrats oder der Compliance Officer in einen Interessenkonflikt geraten, werden sie Ihre Meldung an einen anderen Meldungsverwalter des PFM OFP weiterleiten.
Sie können einen (potenziellen) Verstoß auch auf anonymer Basis an einen dieser Meldungsverwalter des PFM OFP melden.
Was geschieht mit der Meldung eines Whistleblowers?
Der CEO, der Vorsitzende des Verwaltungsrates oder der Compliance Officer (je nachdem, wem Sie den (potenziellen) Verstoß gemeldet haben) fungieren als Ihre Kontaktperson.
Sie sind an die Schweigepflicht gebunden. Das bedeutet, dass Ihre Identität ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung nicht an Dritte weitergegeben wird. Dies gilt auch für alle sonstigen Informationen, aus denen sich direkt oder indirekt Rückschlüsse auf Ihre Identität ziehen lassen.
Hinweis:
Ihre Identität kann jedoch offengelegt werden, wenn der PMF OFP im Rahmen einer behördlichen Untersuchung oder eines Gerichtsverfahrens gesetzlich dazu verpflichtet ist. Sie werden im Voraus darüber informiert (es sei denn, dies könnte die Untersuchung oder das Gerichtsverfahren gefährden).
Welche Informationen/Dokumente muss ein Whistleblower übermitteln?
Zu diesem Zweck könne Sie diesen Leitfaden verwenden.
Der Meldungsverwalter kann Sie im Nachhinein auffordern, die eingereichten Informationen und Dokumente weiter zu erläutern und gegebenenfalls zusätzliche Informationen und Dokumente einzureichen.
Wird ein Hinweisgeber über die Meldung auf dem Laufenden gehalten?
Sie erhalten innerhalb von sieben (7) Tagen eine Empfangsbestätigung vom Meldungsverwalter.
Innerhalb von drei (3) Monaten erhalten Sie von dem Meldungsverwalter eine Rückmeldung über die Untersuchung Ihrer Meldung und deren Ergebnisse/Folgemaßnahmen.
Die Identität des Whistleblowers und der gemeldeten Person oder Organisation wird so weit wie möglich geschützt, und die Informationen werden nur an Personen innerhalb des PFM OFP weitergegeben, die befugt sind, Ihre Meldung nach dem Need-to-know-Prinzip zu untersuchen und nachzugehen.
Welche Maßnahmen wird der PFM OFP aufgrund der Meldung ergreifen?
Der PFM OFP wird bei Feststellung eines tatsächlichen Verstoßes immer die entsprechenden Maßnahmen ergreifen.
Dies bedeutet, dass die erforderlichen Maßnahmen ergriffen werden, um den (potenziellen) Verstoß anzugehen, zu verhindern und/oder zu unterbinden. Darüber hinaus wird immer geprüft, ob die FSMA oder eine andere offizielle Stelle von diesem Verstoß in Kenntnis gesetzt und/oder rechtliche Schritte gegen die angegebene Person oder Organisation eingeleitet werden sollten.
Wird die Meldung eines Whistleblowers aufgezeichnet?
Der PFM OFP unterhält ein vertrauliches Register, in dem alle Meldungen über tatsächliche Verstöße aufgezeichnet werden, wie vom Gesetz vorgeschrieben. Zu diesem Register haben nur die Meldungsverwalter vom PFM OFP Zugang.
Dieses Register legt für jeden Verstoß fest, wie und an welchen Meldungsverwalter vom PFM OFP er gemeldet wurde, wie er untersucht wurde und welche Maßnahmen ergriffen wurden.
Auf Wunsch wird der Name des Whistleblowers nicht in das Register aufgenommen.
Meldungen sowie das mit den Meldungen in Zusammenhang stehende Material werden so lange aufbewahrt, wie der Whistleblowers in einer vertraglichen Beziehung zum PFM OFP steht und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht.
EXTERNE MELDEKANÄLE
Sie haben als Whistleblower zudem die Möglichkeit, einen (potenziellen) Verstoß direkt an die zuständige(n) Behörde(n) oder an den Föderalen Ombudsmann zu melden.
Wenn Sie sich dafür entscheiden, einen (potenziellen) Verstoß direkt über die externen Meldekanäle zu melden, ermutigt der PFM OFP Sie, dies immer auch intern an den CEO oder den Vorsitzenden des Verwaltungsrates bzw. den Compliance Officer zu melden, damit intern so schnell wie möglich die notwendigen Schritte unternommen werden können, um diesen Verstoß zu unterbinden und möglichen (weiteren) Schaden zu begrenzen.
Weitere Informationen über die externen Meldekanäle finden Sie auf der Website der zuständigen Behörden oder des Föderalen Ombudsmanns. Die Kontaktdaten der externen Meldekanäle finden Sie in dieser Übersicht.
Der Föderale Ombudsmann ist für die Koordinierung der über externe Kanäle übermittelten Meldungen zuständig. Er nimmt die Meldungen entgegen, prüft sie auf Zulässigkeit und leitet sie zur weiteren Prüfung an die zuständige(n) Behörde(n) weiter.
Die zuständigen Behörden ergreifen die Maßnahmen, die sie für angemessen halten.
Was, wenn ein Whistleblower durch seine Meldung benachteiligt wird?
Wenn Sie als Whistleblower dennoch der Meinung sind, Opfer von Repressalien zu sein, können Sie eine begründete Beschwerde beim Föderalen Ombudsmann einreichen, der ein außergerichtliches Schutzverfahren einleitet, um festzustellen, ob ein begründeter Verdacht auf Repressalien besteht, und Sie können Schadensersatz nach den im Whistleblower-Gesetz vorgesehenen Regelungen zur vertraglichen oder außervertraglichen Haftung verlangen (es sei denn, der PFM OFP oder die Person, die die nachteilige Maßnahme ergriffen hat, kann nachweisen, dass es keine Repressalien gab und dass die getroffene Maßnahme auf berechtigten Gründen beruhte).
Sie können als Whistleblower, der Opfer von Repressalien geworden ist, beim zuständigen Arbeitsgericht Klage einreichen (ggf. im Eilverfahren).
Für weitere Informationen und Unterstützung, Beistand oder Rechtsbeistand können Sie sich an den Föderalen Ombudsmann oder das Föderale Institut für den Schutz und die Förderung der Menschenrechte wenden. Die Kontaktangaben der beiden Behörden sind dieser Übersicht aufgeführt.
Was geschieht, wenn eine Meldung nicht in gutem Glauben gemacht wird und/oder das Whistleblowing-Verfahren PFM OFP missbraucht wird?
Sollte sich nach einer Untersuchung herausstellen, dass die Meldung nicht in gutem Glauben und/oder gemacht wurde, um (andere) Arbeitnehmer vom PFM OFP oder Mitglieder der Generalversammlung, des Verwaltungsrates, des Direktionsausschusses, des Investitionsausschusses, des Auditausschusses, des Sozial- und Rechtsausschusses, des Risikoausschusses oder des Vergütungs- und Ernennungsausschusses oder den beratender Aktuar, Datenschutzbeauftragten, Träger und Dienstleister des Trägers, die externen Dienstleister des PFM OFP zu Unrecht in ein schlechtes Licht zu rücken, dann wird der PFM OFP in jedem Fall die notwendigen Maßnahmen gegenüber dem Whistleblower ergreifen.
Darüber hinaus können nach Maßgabe des Arbeitsvertrags, der arbeitsrechtlichen Vorschriften, der geltenden Dienstleistungsvereinbarung und der einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen die erforderlichen Sanktionen verhängt werden.
Schutz und Verarbeitung von personenbezogenen Daten
In Bezug auf den internen Meldekanal (Meldungsverwalter PFM OFP) ist der PFM OFP der für die Verarbeitung Verantwortliche.
Die mögliche Verarbeitung personenbezogener Daten durch den PFM OFP im Rahmen der Anwendung dieser Richtlinie unterliegt den allgemeinen Richtlinien des PFM OFP hinsichtlich der Verarbeitung und des Schutzes personenbezogener Daten – in Übereinstimmung mit der Allgemeinen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – wie sie in den einschlägigen Richtliniendokumente des PFM OFP niedergelegt sind, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Datenschutzerklärung für Angeschlossene (und/oder deren Begünstigte) und Pensionsberechtigte, die Pensionsordnung des PFM OFP, die Datenschutzerklärung für Mitarbeiter, die Datenschutzerklärung für Mitglieder des Verwaltungsrates, Mitglieder des Direktionsausschusses, Mitglieder von Beratungsausschüssen und Schlüsselfunktionen sowie die 12. DSGVO-Richtlinie des PFM OFP.
Personenbezogene Daten, die für die Bearbeitung einer konkreten Meldung offensichtlich nicht relevant sind, werden nicht erhoben bzw. bei versehentlicher Erhebung unverzüglich gelöscht.
In jedem Fall bewahrt der PFM OFP den Namen, die Funktion, die Nationalregisternummer und die Kontaktdaten (Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer) des Whistleblowers und jeder Person, für die die Schutz- und Unterstützungsmaßnahmen gelten, sowie den Namen, die Position, die Nationalregisternummer, die Kontaktdaten (Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer) und gegebenenfalls die Unternehmensnummer des Whistleblowers auf, bis der gemeldete Verstoß verjährt ist.
